Rompe el atasco de papel en los pagos B2B

Los sistemas de facturación y pago electrónicos han tardado en hacerse populares, a pesar de que ofrecen enormes promesas de ahorro de costes, rapidez y transparencia en las transacciones de empresa a empresa. La tecnología tiene mucho a su favor: cada vez es más sólida y las grandes firmas de servicios financieros, como American Express y JPMorgan Chase, se asocian con desarrolladores de software de pago para alojar los sistemas. Pero el papel sigue gobernando. Alrededor del 70% de las transacciones de empresa a empresa en EE. UU. incluyen facturas y cheques en papel. El coste anual de gestionar esa bolsa asciende a unos 116 000 millones de dólares, según una estimación de Bain & Company.

¿Qué se necesitará para acabar con el atasco de papel? En primer lugar, las empresas tienen que entender perfectamente las ventajas del EIPP (presentación y pago electrónicos de facturas), que permite a los vendedores enviar facturas electrónicas a los compradores y permite a los compradores conciliar las facturas con los pedidos de compra y autorizar el pago a través de la plataforma en línea de un proveedor de servicios financieros. El EIPP puede ayudar a reducir los gastos generales de las cuentas por pagar en más de un 50%, según nuestro análisis. Además, las facturas se pueden gestionar más rápidamente y el procesamiento más rápido permite a los compradores negociar descuentos en el pago de prompt payment.

En segundo lugar, las empresas de compras tienen que ser inteligentes a la hora de conseguir que los vendedores se unan. Nuestras investigaciones muestran que todos los beneficios del EIPP no se materializan hasta que más de la mitad de las facturas del comprador se procesan en línea, por lo que es importante convertir a los proveedores rápidamente. Para algunas empresas eso significa todo de una vez; para otras significa una conversión rápida y gradual.

Kennametal, un proveedor mundial de componentes de ingeniería y herramientas y materiales avanzados con sede en Pensilvania, es para la mayoría de sus 18 000 proveedores una de las cuentas más importantes. Gracias a esa influencia, fue capaz de convertirlos a todos a la vez. El equipo que gestionó la conversión mostró a los proveedores, con el apoyo del proveedor de EIPP de la empresa, cómo minimizar las interrupciones. Cuando el sistema funcionó, los gastos generales de pago de Kennametal se redujeron dos tercios y los costes de procesamiento se desplomaron un 90%, hasta situarse en solo nueve centavos por factura.

El Memorial Sloan-Kettering Cancer Center, de Nueva York, compra a grandes vendedores de suministros médicos para los que no hay sustitutos listos y a una amplia variedad de otros proveedores de servicios altamente especializados. Conquistar a sus vendedores requería un toque hábil y la coordinación de una campaña militar.

Sloan-Kettering dividió la conversión en tres fases, a partir de 2003. En busca de un éxito inicial rápido, llevó a cabo un bombardeo de 90 días para convertir a 50 vendedores que suministran materiales y suministros de misión crítica. En la segunda fase, abordó a los vendedores cuyas transacciones de gran volumen y uso intensivo de papel se traducirían en los mayores ahorros. En la fase final, el equipo de conversión se centró en los proveedores cuyos servicios médicos técnicos suelen adaptarse a las circunstancias específicas de los pacientes. Sloan-Kettering acortó el ciclo de pago para todos sus proveedores, pero también estipuló que la conversión al EIPP sería un requisito para la renovación del contrato. Hoy en día procesa 877 000 pagos al año, casi el doble que antes de la adopción del EIPP, sin personal adicional.

A medida que más empresas comiencen a utilizar el EIPP, la interdependencia entre el proveedor y el comprador, que ha ralentizado la adopción de la tecnología, podría dar su mayor impulso, cumpliendo por fin la promesa de Internet de un comercio sin fricciones.