Lograr más comprometiéndose con menos

Creer que más es siempre más es una suposición peligrosa.

La complejidad tiene un coste. Cada vez que se compromete con algo nuevo, no solo se compromete a hacer el trabajo en sí, sino también a recordar hacer el trabajo, a gestionar los gastos administrativos y a hacerlo todo con los límites de tiempo que ello implica.

El desafortunado resultado de asumir todo lo que se le presenta es que acaba dedicando más tiempo a gestionar el trabajo y menos tiempo invertir en sumergirse de verdad en lo que es más importante y satisfactorio. Muchas personas de grandes organizaciones dedican una gran cantidad de tiempo a ir a reuniones para hablar sobre el trabajo, a escribir correos electrónicos para comunicarse sobre el trabajo y a preocuparse por cómo van a hacer su trabajo, pero rara vez logran avances significativos semanalmente. Consideran que decir «sí» a todo y tener una lista de tareas en constante crecimiento es, en el mejor de los casos, un indicador de éxito y, en el peor, algo que no se puede evitar de todos modos.

Pero las personas que crean más valor para sus organizaciones adoptan un enfoque diferente. Empiezan por tener una claridad radical sobre el trabajo significativo que generará resultados. Luego, cuando aparece algo nuevo, se detienen y evalúan el nuevo artículo en función de lo que ya saben que es lo más importante antes de decir «sí». Evaluar las nuevas oportunidades, desde una simple solicitud de reunión hasta una solicitud grande de un proyecto, no se trata de ser insubordinado o poco útil. En cambio, se trata de reconocer las nuevas actividades tal como son: una solicitud de recursos de tiempo que, si no se gestionan correctamente, podrían suponer un grave riesgo para la ejecución estelar de las prioridades más importantes.

Es matemática simple. Cada proyecto adicional divide su tiempo en partes cada vez más pequeñas para que tenga menos para dedicarlo a cualquier cosa. Mientras que si reduce su número de responsabilidades, tiene más tiempo para dedicar a cada una de ellas. Eso significa que, a nivel individual, quiere lograr el equilibrio ideal entre el número de proyectos y el tiempo que necesita para sobresalir en ellos. El mismo principio es válido a nivel departamental y de toda la empresa. Prometer menos proyectos nuevos, nuevos productos e incluso nuevos clientes da a todos la capacidad de ofrecer resultados innovadores en lo que queda.

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La mejor manera de salir de este círculo vicioso de exceso de compromiso y bajo rendimiento es gestionar con mucho cuidado lo que se compromete a hacer. De hecho, puede hacer más si acepta menos. Estas son algunas medidas que puede tomar para evitar sobrecargar su plato:

Cree una pausa. Siempre que sea posible, evite aceptar nuevos compromisos sobre el terreno. En cambio, ralentice el proceso de toma de decisiones para tener el espacio necesario para tomar una decisión razonada. Primero haga preguntas aclaratorias. Por ejemplo, si alguien le pide que participe en una presentación, diga: «Suena interesante. ¿Qué tenía en mente?» Confirme también el tema, el formato y la formalidad para comprobar cuánto trabajo de preparación requerirá. Luego, pida algo de tiempo para revisar sus compromisos y vuelva a ellos con una respuesta: «Necesitaré algo de tiempo para revisar mis compromisos actuales. ¿Sería razonable que volviera a hablar con usted mañana?» La gente quiere ser «razonable», así que normalmente dicen «sí». Si esta correspondencia se envía por correo electrónico, puede que no necesite preguntar la hora para obtener una respuesta, simplemente tómela.

Diga «no» pronto y con frecuencia. Si se entera inmediatamente de que no tiene la capacidad de emprender un proyecto, diga «no» lo antes posible. Cuanto más espere, más difícil le resultará rechazar la solicitud y más frustrada se sentirá la otra persona cuando reciba su respuesta. Un simple: «Esto suena increíble, pero por desgracia ya estoy lleno ahora mismo», puede bastar.

Piense en el proyecto. Si quiere emprender el proyecto, pare a pensar en lo que tendría que hacer para completarlo. Para una presentación, eso podría incluir hablar con las principales partes interesadas, investigar, armar la presentación de diapositivas y ensayar. Para un proyecto mucho más grande, el compromiso puede ser más amplio y menos claro. Haga un mapa de lo que sabe y, a continuación, haga estimaciones aproximadas del tiempo que cree que podrían tardar las medidas.

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Revise su calendario. Una vez que haya pensado en el compromiso, revise su calendario. Esto le permite ver dónde tiene (o no) espacios libres en su agenda. En el caso de la presentación, si ve que su calendario tiene horario abierto, puede comprometerse con el proyecto con confianza y reservar tiempo para ello en su agenda. Si su calendario no tiene tiempo libre de aquí al día del evento y la presentación requiere preparación, tiene varias opciones. La primera es simplemente negarse, basándose en el hecho de que no tiene tiempo disponible en su agenda para dedicarse a algo nuevo. La segunda opción sería considerar la posibilidad de renegociar sus compromisos actuales para poder emprender el nuevo proyecto. Evalúe la nueva solicitud en comparación con sus proyectos actuales. ¿Vale la pena emprender este nuevo proyecto dejar o retrasar otra cosa? Si no está seguro, puede preguntarle a su gerente: «Me pidieron que hiciera una presentación para XYZ. Eso significaría que tendré que ausentarme un tiempo del proyecto ABC. ¿Quiere que ajuste mis prioridades de esta manera para adaptarme a la nueva solicitud o prefiere que no participe en la presentación?» El uso de una de estas estrategias le permite asumir una cantidad razonable de compromisos y no pagar deudas.

Ajuste sus compromisos. Si emprende algo nuevo que afectará a otros proyectos, haga que la gente sepa lo que puede o no puede esperar de usted. Puede que no prefieran que hiciera de otra iniciativa una prioridad, pero si está de acuerdo con su jefe y sus objetivos, está tomando la decisión correcta. Además, si hace saber a la gente lo que puede esperar lo antes posible, es menos probable que se moleste. Esto le da la oportunidad de trabajar con ellos para crear un nuevo cronograma o delegar el trabajo a otra persona con más disponibilidad.

Cuando tenga claros sus compromisos, póngalos en el calendario. De esa manera, sabrá que tiene tiempo y espacio para el trabajo que acaba de comprometerse a hacer. Con esta honestidad en su agenda, puede hacer el trabajo y hacerlo bien. Regálese horas, incluso días enteros, para sumergirse en la excelencia. Cuando no está intentando pasar 20 o 30 minutos aquí y allá entre correos electrónicos y reuniones para impulsar iniciativas importantes, puede realizar un trabajo de gran valor y disfrutar del proceso.