Un plan práctico para cuando se sienta abrumado

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En general, septiembre suele ser un mes difícil: me pongo al día con las vacaciones de verano, al igual que muchos de mis clientes, los proyectos tienden a recuperar impulso, las fiestas judías reducen mis días de trabajo y nuestros hijos necesitan más de mi tiempo para adaptarse a los nuevos grados de la escuela.

Pero este año se siente peor. Además de mi trabajo habitual con clientes, tengo tres estrategias externas que diseñar y facilitar, las ediciones de mi editor de mi próximo libro que reseñar y un TEDx hablar para preparar y entregar, todo en un mes. Y luego, por supuesto, está mi blog semanal.

Que quede claro: no me quejo. Me siento increíblemente afortunado de estar tan ocupado con el trabajo que me encanta. Aun así, puede resultar abrumador.

Y esta es la parte más loca: acabo de pasar los dos últimos días intentando trabajar sin trabajar realmente. Empiezo con algo, pero me distraigo con Internet. O una llamada telefónica. O un correo electrónico. O incluso un vídeo en Internet que no tiene ningún valor. De hecho, en un momento en que necesito ser lo más eficiente posible, me he vuelto menos eficiente que nunca.

Se podría pensar que sería lo contrario, que cuando tenemos mucho que hacer somos muy productivos para hacerlo, y a veces eso ocurre.

Pero cuando tenemos demasiado que hacer, podemos quedarnos paralizados. Al girar sin tracción, nos movemos rápido pero no progresamos en las cosas que nos crean estrés. Porque cuando hay tanta competencia por la atención, no sabemos por dónde empezar y, por lo tanto, no empezamos por ningún lado.

Sheena Iyengar, profesora de administración en la Escuela de Negocios de la Universidad de Columbia, hizo un estudio fantástico que he mencionado antes en este blog: ofreció a un grupo de personas muestras de seis mermeladas diferentes disponibles para su compra, mientras que a otro grupo ofreció 24 mermeladas diferentes, incluidas las seis que se ofrecieron al primer grupo.

Con todas esas opciones, pensaría que el grupo que ofreció las 24 mermeladas tendría más probabilidades de comprar una. Pero es todo lo contrario. Los del grupo de Six-Jam eran diez veces es más probable que compre un tarro de mermelada.

Cuanto más numerosas sean nuestras opciones, más difícil se hace elegir una sola y, por lo tanto, acabamos sin elegir ninguna. Eso es lo que pasa cuando tenemos demasiadas cosas que hacer. Nos sentimos abrumados y no hacemos ninguna de ellas.

Durante los últimos días, he intentado muchas cosas diferentes para escapar de este acertijo, y esto es lo que me funcionó:

Primero, dedique unos minutos a anotar todo lo que tiene que hacer en una hoja de papel. Resista el impulso de utilizar la tecnología para esta tarea. ¿Por qué? No estoy seguro, pero de alguna manera escribir en papel —y luego tachar cosas— crea impulso.

En segundo lugar, dedique 15 minutos, no más, a realizar tantas de las tareas más fáciles y rápidas como pueda. Haga sus llamadas telefónicas rápidas. Envíe sus correos electrónicos breves. No se preocupe por si estas son las tareas más importantes de su lista. Se está mudando. El objetivo es tachar tantos artículos como sea posible en el menor tiempo posible. Utilice un cronómetro para mantenerse concentrado.

En tercer lugar, cuando pasen 15 minutos, apague el teléfono, cierre todas las ventanas del ordenador y elija la cosa más abrumadora de su lista, la que cause más estrés o que sea la máxima prioridad. Luego trabaje en ello y solo en ello, sin dudarlo ni distraerse, durante 35 minutos.

Después de 35 minutos, tómese un descanso de 10 minutos y vuelva a empezar el proceso de una hora, empezando por los 15 minutos de acciones rápidas.

«Hace treinta años», escribe Anne Lamott en su libro Pájaro por pájaro, «mi hermano mayor, que tenía diez años en ese momento, estaba intentando que escribieran un informe sobre aves que tenía tres meses para escribir. Tenía que entregarse al día siguiente. Estábamos en la cabaña de nuestra familia en Bolinas, y él estaba en la mesa de la cocina a punto de llorar, rodeado de encuadernación y lápices y libros sobre pájaros sin abrir, inmovilizado por la inmensidad de la tarea que tenía por delante. Entonces mi padre se sentó a su lado, puso su brazo alrededor del hombro de mi hermano y dijo: «Pájaro por pájaro, amigo. Tómelo pájaro por pájaro. ‘»

Eso es todo. Pájaro por pájaro, empezando con un montón de pájaros fáciles que le ayuden a sentirse realizado y, luego, abordando uno difícil para ganar tracción y reducir su nivel de estrés. Todo el tiempo.

Trabajar dentro de un plazo específico y limitado es importante porque la carrera contrarreloj nos mantiene concentrados. Cuando nuestro estrés es generalizado, es difuso, lo que hace que sea difícil de gestionar. De hecho, utilizar un plazo corto aumenta la presión, pero hace que nuestro esfuerzo sea específico y específico para una sola tarea. Eso aumenta el estrés bueno y motivador y reduce el estrés negativo y desconcertante. Así que la niebla del agobio se disipa y el movimiento hacia adelante progresa.

En la práctica, me doy cuenta de que, si bien me obligo a trabajar al menos los 35 minutos completos, no siempre me detengo cuando se terminan los 35 minutos de arduo trabajo porque estoy en medio de algo, como escribir este post, y tengo fuerza. Pero, aunque es tentador, no paso de los 15 minutos de trabajo fácil y rápido. Cuando el cronómetro se detenga, yo también, pasaré inmediatamente al arduo trabajo.

Tal vez esto ha estado funcionando simplemente porque es novedoso para mí y, como una dieta nueva, ofrece alguna estructura para motivar mi esfuerzo. Sin embargo, para mí, hoy en día, no importa porque es una herramienta útil. Y lo seguiré usando hasta que no lo necesite o deje de funcionar.

¿Sigo estresado? Claro. ¿Pero abrumado? Y mucho menos. Porque estoy tachando cosas de mi lista, siento que voy a algún lado en mis pequeñas y grandes tareas, pájaro por pájaro.

Este contenido se adaptó para su inclusión en el Guía HBR para gestionar el estrés.