Una forma mejor de gestionar su lista de tareas pendientes

Cuando mi esposa Eleanor era una niña pequeña, unos nueve o diez años, necesitaba zapatos nuevos. Así que se lo dijo a su madre y acordaron ir a comprar zapatos el sábado siguiente por la mañana. Pero cuando llegó el sábado, la madre de Eleanor estaba demasiado ocupada y se dio cuenta de que no iba a poder caber en el viaje de compra de zapatos. Así que le dijo a Eleanor que tendrían que hacerlo más tarde.

«¿Cuándo?» Preguntó Eleanor.

«En algún momento de este fin de semana», respondió su madre.

«¿Cuándo, este fin de semana?»

«Mañana».

«¿Cuándo mañana?» Eleanor persistió.

«¿Qué tal las dos de la tarde?»

En ese momento, Eleanor se relajó. «¡Suena muy bien! Gracias, mamá».

Y, por supuesto, a las 2 de la tarde del día siguiente, Eleanor y su madre fueron a comprar unos zapatos nuevos. El viaje de compras que no habría tenido lugar si Eleanor no hubiera insistido en saber exactamente cuándo se iban a ir.

Me recordó esta historia el otro día cuando me preguntó cómo había ido mi día y le respondí que había ido bien, pero que había muchas cosas que esperaba hacer y que no logré hacer. Ella comentó que me sentía así todas las noches. Observó que nunca llego al final de un día y siento que he logrado todo lo que me había propuesto lograr. Tal vez, reflexionó, lo que esperaba hacer en un día no fuera realista.

Tiene razón, por supuesto. Para muchos de nosotros, nuestra lista de tareas pendientes se ha convertido más en una lista de culpas: un inventario de todo lo que queremos hacer, planificamos hacer, pero que nunca podemos hacer. Es más bien una lista de los que nunca voy a llegar.

Y cuanto más larga sea la lista, es menos probable que lleguemos a ella y más estresados estaremos,
La solución a esta lista de los que nunca voy a llegar se encuentra en el viaje de compras de zapatos de la infancia de Eleanor, específicamente en la última pregunta que la dejó satisfecha: «¿Cuándo mañana?»

Incluso a tan temprana edad, Eleanor entendió el secreto para hacer las cosas. Tenía una fórmula para convertir un intención en un acción.

Es lo que yo llamo el poder de cuándo y dónde.

Decida cuándo y dónde va a hacer algo, y la probabilidad de que lo siga aumentará drásticamente. La razón por la que siempre nos quedamos con cosas sin terminar en nuestras listas de tareas pendientes es porque esas listas no son la herramienta adecuada para impulsar nuestros logros. Una lista es útil como colección herramienta. Está ahí para ayudarnos a asegurarnos de que conocemos el conjunto de cosas que hay que hacer.

Un calendario, por otro lado, es la herramienta perfecta para guiar nuestros logros diarios. El calendario es finito; solo hay un número determinado de horas en un día. Ese hecho queda claro en cuanto intentamos meter un número poco realista de cosas en un espacio finito.
Una vez que tenga su lista de cosas por hacer, tome su calendario y decida cuándo y dónde va a hacer sus tareas pendientes. Programe cada tarea pendiente en una franja horaria, situando las cosas más difíciles e importantes al principio del día. Y al principio del día, quiero decir, si es posible, incluso antes de revisar su correo electrónico. Eso hará que lo más probable es que logre lo que necesita y se sienta bien al final del día.

Como toda su lista de tareas pendientes no cabe en su calendario, y le aseguro que no, tiene que priorizar su lista para ese día. ¿Qué es lo que realmente hay que hacer hoy? ¿Qué elementos importantes ha estado ignorando? ¿Dónde puede incluir esas cosas en su agenda? Luego, una vez que programe un artículo, táchelo de su lista.

Seguir este proceso le dejará invariablemente con cosas aún en su lista de tareas pendientes. Pero no se preocupe: eso es realmente bueno.

Si no hubiera programado esas cosas, todavía le habrían sobrado cosas que hacer al final del día, solo que no habría tenido control sobre qué cosas hacer y cuáles quedaban atrás. Y eso lo habría dejado sorprendido, decepcionado y, lo que es más importante, impotente.

Ahora, por otro lado, puede ser estratégico con respecto a lo que queda atrás. Usted puede decidir, por la mañana o la noche anterior, lo que es realmente importante hacer y comprometerse con cuándo y dónde lo hará.

Y puede estar seguro de que si decide cuándo y dónde va a hacer esas cosas, si responde a la pregunta de Eleanor: «¿Cuándo mañana?» — los hará de forma fiable y predecible.