Una matriz 2×2 para ayudarle a priorizar las habilidades que debe aprender ahora mismo

Tanto que aprender, tan poco tiempo.

El mundo está repleto de aprendizaje. Hay varios millones de libros de negocios, 3.000 charlas TED, 10.000 MOOC, cientos de miles de cursos de aprendizaje electrónico y millones de artículos autopublicados en plataformas como LinkedIn y Medium. El artículo que está leyendo ahora mismo es sólo uno de los miles de artículos de HBR.org. Elegir lo mejor y más relevante de todo esto es difícil.

Sin embargo, es esencial. El trabajador moderno tiene muy poco tiempo para aprender: menos del 1% de su tiempo, según Bersin, una división de Deloitte. Y es más importante que nunca aprender continuamente a medida que la vida útil de las competencias se acorta y las trayectorias profesionales serpentean y se alargan.

Así que existe una presión significativa sobre todos nosotros para aprender lo correcto. ¿Cómo identificamos qué es eso?

Un enfoque consiste en aplicar un análisis de tiempo-utilidad (similar en su forma a un coste-beneficio) a los temas que le interesa aprender. “Tiempo” es el tiempo para aprender. Es efectivamente el coste de oportunidad que le supone alcanzar la competencia. “Utilidad” es cuánto es probable que utilice la competencia deseada. Por ejemplo, el directivo actual pasa mucho tiempo enviando correos electrónicos, recopilando datos, dirigiendo reuniones y haciendo hojas de cálculo, por lo que la utilidad de mejorar en estas actividades es especialmente alta.

Combine tiempo y utilidad, y obtendrá una sencilla matriz de 2×2 con cuatro cuadrantes:

• Apréndalo de inmediato: utilidad alta, tiempo de aprendizaje bajo
• Programe un bloque de tiempo para aprenderlo, idealmente en su calendario: utilidad alta, tiempo de aprendizaje alto
• Apréndalocuando surja la oportunidad, durante el trayecto al trabajo, la pausa del almuerzo, etc.: utilidad baja, tiempo de aprendizaje bajo
• Decidasi necesita aprenderlo: utilidad baja, tiempo de aprendizaje alto

Una vez que haya decidido lo que quiere aprender, puede utilizar este mismo marco para centrarse en habilidades específicas.

Ilustremos el método con una única actividad laboral de gran utilidad: la elaboración de hojas de cálculo. Los trabajadores del conocimiento pasan casi media hora en una hoja de cálculo cada día. Y en las grandes empresas, esto es casi sinónimo de utilizar Excel: hay casi mil millones de usuarios del programa de hojas de cálculo de Microsoft, y más de cuatro quintas partes de las empresas de todo el mundo utilizan Excel. Un análisis de tiempo-utilidad podría sugerirle que quiera mejorarlo.

Pero Excel contiene más de 500 funciones y muchas más características; eso es mucho que aprender. ¿Por dónde empezar? Para que un análisis tiempo-utilidad sea de alguna utilidad, necesitamos que nos ayude a este nivel, aquí abajo, en la maleza. Para hacernos una idea de la utilidad, revisamos docenas de artículos escritos por expertos en Excel sobre sus funciones preferidas de Excel. Utilizamos este análisis para elaborar una lista de las 100 funciones, características, consejos, trucos y hacks de Excel más útiles, ordenados numéricamente por utilidad. Combinamos esto con nuestros propios datos sobre el tiempo que tardan los usuarios en aprender cada una de estas características, y trazamos un gráfico de las dos frente a frente. (Sí, nos emocionamos un poco con este proyecto. No se preocupe, no tiene que profundizar en este nivel de detalle cuando esté priorizando su propio aprendizaje).

Como era de esperar, existe cierta correlación (r=0,3), por lo que los elementos más útiles tardan más en aprenderse en general. Pero el efecto de dispersión da lugar a algunas indicaciones útiles y tangibles para priorizar qué aprender.

Encontrará las victorias más rápidas en el cuadrante inferior derecho, que hemos etiquetado “Apréndalo enseguida”. Aquí tenemos atajos que ahorran tiempo y pueden aplicarse con frecuencia, como Ctrl-Y (rehacer) y F2 (editar celda) y una bonita fórmula combinada que limpia su hoja de cálculo de errores (IF(ISERROR)).

El cuadrante “Programe un bloque de tiempo para aprenderlo” alberga las funciones muy útiles pero más complejas, como el formato condicional y las tablas dinámicas; éstas fueron consideradas las dos más útiles de toda la lista.

En la parte inferior izquierda se encuentran las menos útiles pero rápidas de aprender, como Ctrl-5 (tachado) y Mostrar fórmulas (Ctrl¬).

Por último, en el cuadrante superior izquierdo están los elementos teóricamente menos atractivos, como Obtener datos externos y Texto a columnas.

Serie Usted y su equipo

Aprendiendo

• 

  Aprender a aprender

  • Erika Andersen

  Puede aprender y trabajar al mismo tiempo

  • Liane Davey

  4 maneras de aprender mejor

  • Monique Valcour

Pero para todos ellos, usted, el alumno individual, impondrá sus propias opiniones y experiencia en un análisis como éste: “En realidad, ya conozco Ctrl-Y, y nunca necesitaré obtener datos externos”. Y eso le ayuda a filtrar aún más elementos, dejándole con una lista aún más manejable.

¿Cómo aplicaría esto a su vida laboral y de aprendizaje? Probablemente no quiera aprender sólo sobre hojas de cálculo, y es poco probable que tenga a su alcance el tipo de datos que hemos utilizado más arriba. Pero puede que tenga una idea de algunas de las habilidades que le gustaría adquirir o desarrollar.

Considere la mezcla de actividades de su jornada laboral. ¿Qué es lo que más le ayudaría? ¿Ser capaz por fin de utilizar Photoshop, hacerse con los conocimientos de Agile o Waterfall, aprender a escribir con más claridad? ¿Existen metahabilidades que le ayudarían a hacer todas estas cosas mejor, como dar la impresión que pretende en las reuniones o aprender a gestionar su tiempo de forma más productiva? Podría asignar puntuaciones aproximadas de tiempo (para aprender) y utilidad para cada una de ellas y trazar un gráfico de dispersión como el anterior. O podría simplemente hacer una estimación: Clasifique las habilidades de su lista como bajas o altas en utilidad y tiempo para aprender, y colóquelas en el cuadrante correspondiente. De cualquier forma, ¿qué aparece en el cuadrante inferior derecho? Puede que descubra algunas gangas de aprendizaje.

Puede utilizar este enfoque sólo para usted, o en un equipo, departamento, incluso en toda su empresa. Como probablemente no disponga de mucho tiempo para aprender, aprenda a aprovechar al máximo el que tiene.