Cuatro formas de hacer que las teleconferencias sean menos terribles

Nadie quiere sentarse en una aburrida teleconferencia, especialmente cuando tiene otro trabajo que hacer. Pero esa es la realidad para mucha gente, al menos según una investigación reciente de InterCall sobre el auge de las conferencias telefónicas móviles y comportamiento de los empleados en las conferencias. Dado que el 82% de los empleados admiten que se centran en otros trabajos durante una llamada (junto con otras distracciones no laborales de menos gusto), la falta de compromiso —al menos durante las reuniones virtuales— ha empezado a convertirse en una práctica habitual. Si bien algunos pueden argumentar que estos empleados siguen realizando otros trabajos, esto plantea dudas sobre la productividad y el valor de estas reuniones.

La buena noticia es que las empresas pueden hacer que sus reuniones sean más relevantes y productivas haciendo algunos ajustes sencillos, a pesar de que muchos de ellos van en contra de algunos hábitos de oficina conocidos.

Deje de esforzarse por la inclusión. El tiempo, no la tecnología, representa la mayoría de los gastos de reunión asociados. Por desgracia, los calendarios, las aplicaciones de programación y las listas de distribución de correo electrónico en línea han creado un monstruoso reflejo de invitación a una reunión. Se ha vuelto demasiado fácil enviar invitaciones generales a reuniones de una hora a 10 personas cuando solo cinco son relevantes para el orden del día.

Las empresas tienen que liberarse de la idea de que todos los asistentes deben hacer una conferencia telefónica de principio a fin. Con un poco de planificación previa en torno a los temas que se discutirán en un momento dado de la reunión, los directivos pueden escalonar las invitaciones. Si el presupuesto de marketing no se cubre hasta la última media hora de una reunión de planificación para el año fiscal, intente invitar al equipo de marketing únicamente a esa parte de 30 minutos.

Además de facilitar reuniones más eficientes, devuelve un valioso tiempo y flexibilidad a las jornadas de trabajo de sus empleados. También demuestra a sus empleados que usted valora su tiempo tanto como el suyo propio. A menudo, los gerentes se preocupan de que los empleados se sientan excluidos o de que se les falta algo si no los invitan a todas las reuniones. Pero si se toma el tiempo de compartir la información relevante, ya sea mediante una charla rápida en otra reunión o mediante un correo electrónico de resumen, puede generar confianza y ahorrar valiosas horas de trabajo. Lo más probable es que sus empleados le den las gracias por haberles dado algo de tiempo en su día.

Empiece a usar el vídeo. En 2014, por primera vez en la historia, el 50% de los empleados utilizaron cámaras web y de vídeo en directo en más de una cuarta parte de sus conferencias telefónicas, según un reciente estudio de Wainhouse (WebMetrics: Características de las reuniones y preferencias de funciones, 2014). A pesar de este hito, la videoconferencia sigue siendo un punto de discusión y su curva de adopción es una cuestión de aceptación psicológica. La idea de que todos en una reunión puedan ver lo que hace disuade a muchos trabajadores, al igual que la disonancia entre lo que vemos en el espejo y lo que se refleja en las pantallas de nuestros portátiles o tabletas.

Pero a medida que el vídeo se generalice en nuestra vida personal, todos tendremos que superar esta renuencia a adoptarlo en nuestra vida empresarial. Los trabajadores más jóvenes, con su afición por las selfies y su inclinación por compartir en redes sociales, también están desempeñando un papel importante a la hora de acelerar la aceptación del vídeo entre todos los miembros de la fuerza laboral. Ya podemos ver el impacto de la videoconferencia entre quienes la han adoptado. Wainhouse Research ha descubierto que de los empleados que utilizan cámaras web y vídeo durante las reuniones, al 74% le gusta poder ver las reacciones de los compañeros ante sus ideas y casi el 70% cree que aumenta la conexión entre los participantes.

Pero no abandone la sala de conferencias física todavía. Los espacios físicos de conferencias de la mayoría de las organizaciones no se parecen en nada a los de hace 20 o 10 años. Han evolucionado más allá de una mesa larga y un teléfono para incluir pizarras blancas, proyectores, pantallas planas, cámaras web y sonido envolvente. Puede que los participantes no usen todos los accesorios en todas las reuniones, pero las opciones de colaboración dinámica están ahí si las necesitan.

Dicho esto, un presentador no debería tardar 20 minutos en aprender a usar una cámara web; tampoco debería tener que reiniciar una llamada de audio o basada en la web para distribuir contenido multimedia. La accesibilidad digital funciona cuando es inherente, intuitiva y fluida. Esto solo ocurre cuando los empleados están formados y se sienten cómodos utilizando todas las funciones de las que son capaces las soluciones de conferencias actuales.

Entienda el uso de la tecnología frente al abuso. La tecnología es esencial para innovar la conferencia telefónica e impulsar la participación del personal. Si los usuarios finales lo aplican de forma incorrecta o lo malinterpretan, puede paralizar ambos esfuerzos. Los gerentes deben actuar con la máxima discreción a la hora de implementar las herramientas de conferencia de una manera que sea útil para los empleados y no perjudique su tiempo o productividad.

En otras palabras, el hecho de que pueda hacer videoconferencias desde su iPhone antes de embarcar en un vuelo no significa que deba hacerlo. Las organizaciones deberían dictar una nueva forma de etiqueta tecnológica para reuniones, que respete la flexibilidad del personal y su derecho a un tiempo de trabajo y a una colaboración eficientes e ininterrumpidos. Parte de este decoro incluye redefinir el «despliegue total». En lugar de dar a todos los empleados las mismas herramientas básicas de conferencia, darles lo que realmente necesitan para cumplir con sus responsabilidades únicas. Asignar la tecnología al usuario, y no al revés, aumenta la probabilidad de que el personal aproveche estos recursos y obtenga una mayor rentabilidad de la inversión.

Las teleconferencias solo de audio siguen en las oficinas de todo el mundo, pero el status quo no se mantendrá por mucho tiempo. Los cambios en la tecnología y en la composición de la fuerza laboral se están produciendo con demasiada rapidez, lo que obliga a las reglas de la comunicación empresarial a cambiar en consecuencia. Recuerde: los humanos son criaturas multisensoriales. Las reuniones tampoco son unidimensionales. Para interactuar mejor con sus empleados cuando se reúne en grupo, puede que quiera empezar por la forma en que se comunica con ellos.