Tres formas de hacer tiempo para las pequeñas tareas para las que nunca tiene tiempo

A todos nos gustaría dedicar nuestro tiempo en el trabajo a actividades de alto valor: establecer una estrategia, fomentar la innovación, asesorar a los empleados prometedores y más. Pero todos los profesionales se enfrentan a una avalancha incesante de tareas molestas: la bandeja de entrada desbordada, las presentaciones que prometió hacer, el montón de papeleo que tiene que archivar o los artículos que realmente debería leer.

Esta obra de bajo valor es particularmente irritante a la luz de la Principio de Pareto, el adagio —ahora evangelio en Silicon Valley y en muchos círculos empresariales— de que el 20% de sus actividades son responsables del 80% del valor que crea. Si puede desechar lo que es menos importante, según se piensa, puede redoblar su apuesta por lo que impulsa sus contribuciones más importantes.

De hecho, a veces puede dejar de lado estas actividades. Pero tiene que reconocer y reconciliarse con el hecho de que hay un precio. Tim Ferriss, autor del bestseller La semana laboral de 4 horas, aboga por este enfoque. Tras un largo viaje al extranjero durante el que evitó el correo electrónico, escribió que se había perdido un gran número de mensajes críticos, incluida una crisis en un centro logístico que le hizo perder más del 20% de los pedidos mensuales de su empresa, oportunidades de entrevistas con los medios que habían caducado y más de una docena de ofertas de asociación. Sin embargo, en lugar de lamentar estas oportunidades perdidas, las abrazó. «A menudo», escribió, «Para hacer las grandes cosas, tiene que dejar que sucedan las pequeñas cosas malas. Es una habilidad que queremos cultivar».

Quizás. Sin embargo, si trabaja para otra persona, en lugar de trabajar por cuenta propia, el nivel de tolerancia ante la pérdida de oportunidades es mucho más bajo. Si no puede darse el lujo de ignorar por completo el correo electrónico u otras tareas de bajo valor y sus opciones para delegar en otros son limitadas, estas son tres técnicas que puede utilizar para minimizar el dolor y hacer las cosas.

Una posibilidad es agrupe sus tareas menos importantes y lograrlos de una sola vez, creando una sensación de impulso. Puede hacerlo solo (solía aparcar en un café local y prometía no volver a casa hasta que hubiera completado mi lista de tareas del día) o, en algunos casos, en comunidad. El cineasta neoyorquino Jeremy Redleaf estrenó recientemente «Día de la cueva», un evento en el que los profesionales pagan una pequeña cuota para pasar un domingo en un centro de coworking, realizando tareas como limpiar la bandeja de entrada y escribir tarjetas de agradecimiento.

Otra técnica, para los que prefieren un enfoque gradual, es la «estrategia de goteo pequeño». Esto implica identificar pequeños bloques de tiempo en su agenda (normalmente de 15 a 30 minutos al día) y combinarlos con las tareas de poco valor que hay que realizar. Ayer tuve que comprobar cuánto le había pagado a mi asistente virtual el año pasado para hacerle llegar la información a mi contador y poder emitirle los formularios de impuestos a tiempo. Esa no es la definición de nadie de «estratégico» o «de alto valor». Es una tarea aburrida, pero obligatoria, que sería fácil de posponer. Pero cuando revisé mi agenda la noche anterior y vi que había un intervalo de 15 minutos entre dos llamadas, lo anoté y lo logré. Puede buscar estas lagunas en la programación por casualidad o programar deliberadamente media hora de trabajo duro todos los días, quizás al final de la jornada laboral, cuando la mayoría de los profesionales la energía está disminuyendo y su capacidad para pensar de forma creativa se ha reducido.

Por fin, podría procrastinar estratégicamente**.** Esto es diferente a simplemente ignorar todos los correos entrantes, al estilo Tim Ferriss. Lo que hace es sopesar el valor de la oportunidad y fijar su propio calendario para gestionarla. Si resulta que el cronograma funciona para la otra persona, es una feliz coincidencia; si no lo hace, ya se ha reconciliado con la posibilidad de perderse algo. Utilizo este enfoque a menudo cuando se trata de solicitudes de varios blogueros. Respondo rápidamente a las preguntas de los periodistas oficiales, pero si alguien escribe una entrada para su blog personal, me gustaría ayudarlo, pero no quiero sacrificar una tarea importante (como terminar de editar un libro) para hacerlo. Siempre le respondo al final, pero puede que tarde varios días o incluso semanas. Si todavía pueden usar mi cita, fantástico; si no pueden, es solo una pérdida menor.

No importa lo productivos que seamos, nunca nos vamos a deshacer permanentemente del trabajo de bajo valor. Si seguimos estas estrategias, al menos podemos gestionarlo de forma más eficaz y dejar más espacio en blanco en nuestros días para los proyectos que son realmente significativos.