Los fundamentos de la redacción de correos electrónicos existen desde hace mucho, mucho tiempo. Muchas de las normas que seguíamos en las cartas manuscritas se transferían fácilmente al medio digital. Pensaría que ya nos habríamos convertido todos en profesionales de la redacción de correos electrónicos. Sin embargo, algunos aspectos, especialmente la forma en que nos despedimos, siguen siendo tensos.

• Si bien el medio no es muy formal, el receptor puede interpretar sus palabras y tonos de manera diferente según una variedad de factores, como su relación, su origen cultural y el clima de su sector.
• En algunos casos, lo que históricamente se ha hecho pasar como un cierre cortés (f normalmente suyo o con toda sinceridad) puede parecer rígido y, francamente, un poco frío.
• Debido al efecto reciente, es posible que los destinatarios recuerden con más claridad los puntos, ideas o argumentos que mencionamos por última vez. Su despedida puede que importe más que su saludo.
• Como la gente se da cuenta de nuestras firmas, representan una oportunidad. Se pueden utilizar para indicar su estatus o reforzar su marca personal. También se pueden utilizar para transmitir cuidado, preocupación y compañerismo.

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¿Qué tan seguido ha escrito, eliminado, vuelto a escribir y ha dudado de su cierre de sesión de correo electrónico antes de pulsar finalmente enviar? Apuesto a que le ha pasado a usted, posiblemente incluso hoy. Llevo 15 años trabajando. Casi todos mis trabajos han sido a tiempo completo, algunos en una oficina y muchos más de forma remota. Durante este tiempo, he enviado aproximadamente 140 000 correos electrónicos. Hay días en los que 250 correos electrónicos entran y salen de mi bandeja de entrada (posiblemente más). Sin embargo, a veces dudo antes de escribir un saludo. A veces no estoy seguro de lo que quiero del intercambio y necesito un momento para pensar en el idioma correcto. Otras veces estoy descubriendo qué es lo más apropiado cuando le escribo a alguien de un sector, país o cultura empresarial diferente. Los fundamentos de la redacción de correos electrónicos existen desde hace siglos. ¿Recuerda las cartas manuscritas? Muchas de las normas que seguíamos en ese medio ( sinceramente, suyo) se han transferido al digital y el empleado de oficina promedio envía una estimación 40 correos electrónicos al día, pensaría que ahora todos seríamos profesionales en su fabricación. Pero nuestra relación con la redacción de correos electrónicos sigue siendo tensa, especialmente en lo que respecta a la forma en que nos despedimos. Si bien el medio no es muy formal, el receptor puede interpretar diferentes palabras y tonos de manera diferente según una variedad de factores, como la relación, los antecedentes culturales y el clima de su sector. En algunos casos, lo que históricamente se ha hecho pasar por educado (f normalmente suyo o con toda sinceridad) puede incluso parecer rígido y, francamente, un poco frío. Así que, si bien es posible que hayamos conquistado algunos aspectos del oficio, en un contexto laboral, la mayoría de nosotros todavía no sabemos cómo cerrar las cosas. Para entender mejor la evolución de la firma del correo electrónico y lo que eso significa para nosotros como profesionales, he investigado un poco sobre cómo la etiqueta del correo electrónico y los principios de las ciencias del comportamiento afectan a la forma en que se pueden interpretar nuestras «despedidas». Esto es lo que he aprendido sobre cómo dejar la impresión que desea y obtener la respuesta que necesita al enviar un correo electrónico. ## ¿A alguien le importa realmente cómo cierre su mensaje? Sí, si las búsquedas de términos como «saludo por correo electrónico» y «firma de correo electrónico» son una indicación. Los resultados de Google Trend no mienten. El interés por la forma en que acabamos con los correos electrónicos creció a medida que las capacidades basadas en la nube se ampliaron en la década de 2010 y, luego, se dispararon durante la pandemia. El punto es que más de4 mil millones de personas utilizan activamente el correo electrónico. Muchos de nosotros incluso lo comprobamoscuando estamos en la cama, de vacaciones, mientras «vemos» la televisión… incluso vamos al baño. Y cuando alguien lee su correo electrónico, se da cuenta de su aprobación. Si tenemos en cuenta los sesgos cognitivos, elefecto reciente entra en juego aquí: los elementos, ideas o argumentos que mencionamos por última vez se recuerdan con más claridad que los que mencionamos primero. Básicamente, su despedida cuenta más que su saludo. La firma del correo electrónico también representa una oportunidad. Pueden indicar su estatus o reforzar su marca personal. Se pueden utilizar para transmitir cuidado, preocupación y colegialidad. Incluso pueden fomentarconductas prosociales y aumento de la autoestima. A través de mi investigación en Internet, observé un patrón, uno que puede que usted también haya captado. La mayoría de las firmas pueden clasificarse en cinco categorías principales, cada una con su propio propósito distinto. <!– Start Table — The Different Ways We Use Signoffs — –> #### Las diferentes formas en que utilizamos las firmas A través de mi investigación en Internet, observé algunos patrones, que puede que también haya captado. La mayoría de las firmas pueden clasificarse en cinco categorías principales, cada una con su propio propósito distinto. | 1. Demuestre su gratitud | 2. Haga hincapié en los próximos pasos | 3. Señal de respeto | 4. Transmita simpatía | 5. Cerrar la conversación | | — | — | — | — | — | | 1. Demuestre su gratitud – Muchísimas gracias— – Muchas gracias, – Con gratitud, – Agradecidamente, – ¡Buen trabajo en esto! – Gracias por su ayuda, | 2. Haga hincapié en los próximos pasos – Haremos un seguimiento en breve. – Hable pronto, – Espero con interés nuestra llamada— – ¿Cuándo puede reunirse? – Dígame lo que piensa, – Sigamos en contacto. | 3. Señal de respeto – Sinceramente, – Saludos cordiales, – Saludos cordiales, – Mis mejores deseos, – Todo lo mejor, – A sus órdenes, | 4. Transmita simpatía – ¡Salud! – -j – Que tenga un buen fin de semana, – ¡Felices fiestas! – Nos vemos más tarde () – Feliz [día de la semana], | 5. Cerrar la conversación – La mejor de las suertes, – Cuídese, – Que esté bien, – Gracias de nuevo, – Gracias por ponerse en contacto con nosotros, – Tocará la base si es necesario, | <!– End Table — The Different Ways We Use Signoffs — –> La forma en que utilice lo anterior depende en gran medida de su intención. Según mi experiencia, he aquí algunas cosas que debe tener en cuenta antes de despedirse, así como sugerencias sobre cómo cerrar sesión en cada circunstancia: ### 1) Su relación actual con el destinatario – ¿Son mejores amigas del trabajo? Elija entre la categoría de simpatía o invente la suya propia. – ¿Es este el colega al que le encanta odiar? Erre por el lado del respeto o cierre la conversación antes de que se convierta en algo más grande. – ¿Un cliente? Considere la posibilidad de mostrar gratitud. – ¿Un líder? Siga el camino de la gratitud o del respeto. – ¿Ha conocido a esta persona? Los nuevos contactos dependen especialmente del contexto; ¿cómo los conoce y qué espera que pase después? Hacer hincapié en el respeto o mostrar gratitud son probablemente las mejores opciones. ### 2) Su intención u objetivo para el intercambio – ¿Quiere que esta persona deje de molestarlo? No deje una opción para los siguientes pasos cerrando la conversación. – ¿Le gustaría que compartieran sus comentarios? Aquí es cuando puede hacer una pregunta directa sobre su siguiente paso. – ¿Está muy convencido de su contribución? ¡Confíe en la gratitud! ### 3) La conexión que desea con el destinatario – ¿Quiere colaborar con esta persona o conseguirla como cliente algún día? Que quede claro con un enfoque del siguiente paso, como «Mantengamos el contacto» o «Dígame lo que piensa». – ¿Le gustaría que fueran sus mentores? Considere lo que le gustaría proponer como siguiente paso o dele las gracias por su tiempo. – ¿Entablar una posible amistad laboral? Ofrezca una despedida agradable esta vez o invíteles a tomar un café o un té como siguiente paso.   ### 4) Las culturas organizativas implicadas – ¿Trabaja para una marca divertida o una empresa que se comunica de manera más informal? Pruebe un enfoque agradable. – Si está en una empresa emergente con fuerza en la que avanza constantemente, haga hincapié en los próximos pasos. – En una gran empresa tradicional o en una oficina gubernamental, probablemente quiera ir a lo seguro con un enfoque respetuoso.   ### 5) La cultura o culturas en las que viven usted y su destinatario – ¿La gente es, en general, relajada en su comunicación? Elija algo casual o un riff entre las agradables opciones. – ¿Hacen hincapié en la jerarquía y en mostrar respeto? Opte por un cierre cortés.   ### 6) La influencia que tiene – ¿Interpreta un papel secundario? Respetuoso es lo que hay que hacer. – ¿Dirige un esfuerzo o un equipo? Demuestre su aprecio.   ### 7) El clima general de su industria – ¿Los despidos son inminentes? Manténgase alejado de cualquier cosa demasiado alegre. Si hace hincapié en los próximos pasos, tenga en cuenta que cualquier plan puede cambiar. O puede evitar eficazmente las consultas o los argumentos de venta no solicitados señalando el cierre de la conversación. – ¿El negocio está en auge? Este es un momento en el que es más fácil mostrar gratitud o hacer hincapié en los próximos pasos.   ### 8) Circunstancias externas que pueden afectarle a usted o a su destinatario – Una guerra, una pandemia, violencia racial, disturbios civiles, controversias políticas… la lista de los desafíos actuales es lamentablemente larga. En el caso de eventos delicados, por lo general, querrá evitar cualquier cosa demasiado juguetona en un tono que pueda considerarse descuidado o desdeñoso. Cuando hable de los acontecimientos laborales, opte por algo más neutral, como los próximos pasos o demuestre respeto, sin importar el contexto. La lista anterior no incluye firmas humorísticas, aunque en mi investigación descubrí algunas que vale la pena destacar. Un par de favoritos (lo aprendí de un usuario de TikTok):»Esto no despertó alegría» y»PD: su secreto está a salvo conmigo.» Sin embargo, úselos con precaución. Las personas que lo conocen bien leerán su tono y comprenderán el significado que pretende con mucha más precisión de lo que lo haría un nuevo contacto. ## Evite cerrar sus correos electrónicos de esta manera… Si bien la aprobación de cada persona será diferente según a quién le escriba, cuál sea la intención y lo que quiera de esta comunicación, hay ciertas cosas que todos debemos tratar de evitar. ### 1) No hace falta decirlo, ¡pero aun así merece una advertencia! Evite hacer suposiciones sobre: – la carga de trabajo actual de una persona – su nivel de antigüedad – su estado personal – su identidad personal – sus relaciones personales Si se equivoca, podría arruinar una relación o, como mínimo, hacer que parezca ingenuo. Por ejemplo, decir «¡Gracias de antemano!» implica que la persona a la que escribe es capaz y está dispuesta a hacer algo por usted. Del mismo modo, «Desearles lo mejor a usted y a su familia» o «Desearles a usted y a su esposo unas felices fiestas» a alguien que quizás no conozca todavía hace suposiciones sobre sus relaciones, su sexualidad e incluso sus creencias religiosas que pueden resultar incorrectas u ofensivas. ### 2) Recuerde que, si bien puede que esté de un humor fabuloso, puede que su destinatario no lo esté. En un momento dado, las personas están afligidas, sanándose o luchando de alguna otra manera con un desafío desconocido y siguen haciendo su trabajo. Utilice los signos de exclamación con moderación si no quiere parecer demasiado simplista, especialmente en la era en la que estamos viviendo. ### 3) Según mi último artículo— ¿Lo sintió? Así es como se siente una firma pasivo-agresiva. Manténgase alejado de las notas que suenen como órdenes indirectas, como «Por favor avise», o saludos huecos como «Saludos». (¿Qué opina de ellos?) En caso de duda, léalo en voz alta. El cierre de su correo electrónico deja una impresión. Revela pistas sobre usted: su personalidad, su estado, su enfoque, su intención. Puede ayudarlo a construir vínculos más fuertes o, por el contrario, a cerrarlos. Un saludo es un poderoso acto virtual capturado en una frase minúscula. Si no lo ha pensado mucho, después de este artículo, creo que lo hará. Espero que este artículo le haya dado alegría.