Saber cuándo y cómo dar comentarios constructivos puede ser un gran desafío para los nuevos directivos. Pero hay formas de mantener una conversación que beneficiarán a todos los involucrados. Tenga en cuenta estos consejos.

  • No retrase la conversación. Esperar a dar comentarios negativos significa que su empleado tardará más en mejorar; no puede hacer cambios si no sabe lo que está haciendo mal. Y hacerlo puede incluso provocar reacciones negativas más fuertes a los comentarios o una caída en la autoestima de sus empleados.
  • En cambio, los comentarios constructivos deberían enviarse con regularidad y en un entorno privado. Haga que dar estos comentarios sea una parte coherente de sus conversaciones individuales.
  • Si le resulta difícil dar su opinión, trate de ganar valor practicando con sus colegas cercanos, amigos o familiares. Estas situaciones de menor riesgo pueden ayudarlo a aumentar su confianza.
  • Utilice la «retroalimentación» para analizar las posibilidades de cambio y mejores resultados en el futuro. Prepárese para las conversaciones de comentarios con un guion que comience con el motivo por el que quiere tener el debate, comparta un comentario positivo y, a continuación, analice sugerencias de mejora.
  • Recuerde: dar comentarios debe tener que ver con el crecimiento y el éxito de la otra persona, no con su comodidad. Proporcionar comentarios honestos en el momento adecuado puede afectar profundamente a la vida profesional y personal de una persona.

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Patrick se sorprendió. Llevaba seis años trabajando en su empresa y siempre había recibido críticas positivas. Pero todo cambió cuando tuvo un nuevo entrenador. De repente, recibía comentarios negativos a diestra y siniestra. Le dijeron que era desorganizado, que se le daba mal gestionar grandes proyectos y que no tenía un comportamiento profesional en las llamadas. Hasta ahora, Patrick pensaba que se presentaría a un ascenso. ¿Por qué acaba de oír todo esto ahora?

Si ha estado en la misma situación que Patrick, entonces sabe lo abrumador y doloroso que puede ser recibir comentarios negativos por sorpresa. También sabe que, la mayoría de las veces, situaciones como esta se pueden evitar. Si el exjefe de Patrick hubiera sido más honesto, Patrick podría haber abordado muchas de sus áreas de desarrollo antes. Pero, lamentablemente, para la mayoría de los directivos, saber cuándo y cómo dar comentarios constructivos es un gran desafío. Esto es especialmente cierto si dirige un equipo por primera vez.

Como nuevo gerente, no se deje convertir en el tipo de jefe que (como el exjefe de Patrick) hace que sus empleados fracasen ocultando críticas constructivas. Al final, su evitación perjudicará a todos los involucrados. Por eso es tan importante estar a la altura del desafío e iniciar conversaciones difíciles de retroalimentación.

Estos son algunos consejos que le ayudarán a superar el proceso.

En primer lugar, comprenda por qué no debe retrasar la conversación.

Si es reacio a los conflictos, puede resultar difícil motivarse para mantener conversaciones sobre comentarios negativos con sus subordinados directos, incluso cuando los necesita desesperadamente. Aun así, no puede dejar que sus miedos afecten al crecimiento de sus empleados. He aquí por qué no debería esperar para dar comentarios constructivos a su equipo.

1) Los comentarios negativos dan tiempo a sus subordinados directos para cambiar.

En su cabeza, podría ser más fácil posponer el envío de comentarios contundentes hasta una evaluación del desempeño o hasta que su empleado reciba un plan de mejora del rendimiento (PIP). Pero esperar para dar su opinión solo significa que su empleado tardará más en mejorar; no puede hacer cambios si no sabe lo que está haciendo mal. Además, esperar a integrar los comentarios negativos en un PIP probablemente no dé a su empleado tiempo suficiente para procesar la información y cambiarla antes de que lo despidan.Con un pie ya fuera de la puerta, incluso podría desmotivarlos a actuar en función de sus comentarios. Es una situación en la que todos pierden tanto para su empleado como para la organización.

2) Mantener estas conversaciones con regularidad puede mitigar las reacciones emocionales fuertes.

Piénselo: ¿Le gusta que le sorprendan las noticias negativas repentinas? ¿Qué tan bien mantiene sus emociones bajo control en esas situaciones? Cuando los comentarios constructivos estén atrasados,las emociones negativas comunes que vienen con esas conversaciones se pueden amplificar. La persona puede sentirse sorprendida, avergonzada, traicionada e incluso a la defensiva. En lugar de poder tomar los comentarios constructivos y hacer los cambios que usted sugirió, puede que simplemente cierren.

3) Si se dan con cuidado, los comentarios negativos pueden minimizar cualquier daño a la autoestima de sus empleados.

Su identidad en el trabajo suele desempeñar un papel esencial en su vida. Cuando esa identidad se ve cuestionada por el retraso de los comentarios negativos, puede afectar a todo lo que lo rodea, incluida la forma en que se ve a sí mismo.

Tomemos como ejemplo a Patrick, pensaba que se postulaba para un ascenso, pero los comentarios que recibió demostraron lo contrario. Alguien en su posición probablementeempezar a dudar ellos mismos como resultado y se preguntan qué más desconocen. Puede que incluso se pregunten qué piensan los demás a puerta cerrada, o se pregunten si son realmente buenos en algo.

Cómo dar comentarios constructivos

Entonces, ¿cuándo exactamente debería dar comentarios constructivos y cómo lo hace? La clave es ser coherente y dar comentarios de una manera que honre a la persona que tiene delante. Los siguientes pasos también pueden facilitarle estas conversaciones.

1) Cree un proceso.

En lugar de esperar a dar su opinión, cree un sistema que le ayude a enviar sus comentarios críticos a tiempo. Las conversaciones individuales son el momento ideal para dar su opinión.

Asegúrese de programar reuniones periódicas con sus subordinados directos (semanales o quincenales) y de que los comentarios formen parte constante de sus debates. Si siempre está en la agenda, ambos sabrán esperarlo y prepararse para ello. También puede llevar una lista actualizada de los comentarios positivos y negativos que ha recibido de otras personas sobre su subordinado directo y añadirlos a la conversación. Recuerde hacer comentarios constructivos siempre en un entorno privado, nunca en público.

2) Reúna algo de valor.

Incluso si se ve a sí mismo como una persona valiente, las conversaciones difíciles requieren un tipo diferente de coraje, el coraje de las palabras. Si ser directo y honesto no le resulta fácil, experimente primero con situaciones de menor riesgo para aumentar su coraje.

Intente dar su opinión a un compañero en el que confíe y sepa que apreciará la opinión. O podría practicar dando comentarios a un amigo o familiar. Incluso podría decirles que está trabajando para mejorar en este área y preguntarles cómo se sienten los comentarios por su parte. En la mayoría de los casos, descubrirá que la persona y la situación se beneficiaron de que compartiera cómo se pueden hacer mejor las cosas. Esto le ayudará a tener valor para mantener esas conversaciones críticas con sus subordinados directos.

3) Céntrese en la «retroalimentación».

Los comentarios se centran en las acciones del pasado y en las cosas que salieron mal. El pasado está en el pasado y no se puede cambiar. «Feedforward» es una evolución de los comentarios tradicionales que se centra en lo que se puede hacer en el futuro. Durante la conversación, trate de centrarse lo más posible en la «retroalimentación»: analice la posibilidad de cambios y mejores resultados en el futuro. Como «feedback» aborda cosas que aún no han sucedido, puede percibirse como algo más objetivo e impersonal.

Por ejemplo, los comentarios pueden sonar como: «Me gustaría hablar sobre su presentación de esta mañana. Le faltaban datos visuales y también le faltaba un posicionamiento sólido». El feedback, por otro lado, puede sonar como: «Basándome en su presentación de esta mañana, quería hablar con usted sobre algunas formas en las que su presentación de diapositivas podría tener un impacto aún mayor la próxima vez. ¿Por qué no intenta añadir más datos visuales y adoptar una posición más fuerte en todo momento?» Tenga en cuenta que los comentarios se basan más en palabras negativas («omitido», «faltado»), mientras que los comentarios se centran más en los resultados positivos de realizar un cambio.

4) Tenga un guion y prepárese.

Nuestros cerebros son instrumentos poderosos, programados para protegernos. Cuando recibimos comentarios constructivos, es natural que nuestro cerebro los bloquee para evitar que nos sintamos heridos. Si quiere que sus subordinados directos lo escuchen de verdad, debe ayudarlos a sentirse seguros transmitiéndoles sus comentarios con cuidado.

Para ello, inicie siempre la conversación explicando por qué quiere dar su opinión a esta persona. Reitera que está deseoso de ayudarlos a crecer y que está de su lado. Entonces, comparta un comentario positivo: ¿qué acciones le gustaría que repitieran en el futuro? A continuación, comparta los comentarios y exprese lo que podrían hacer mejor la próxima vez. Termine la conversación preguntándoles qué es lo que harían de otra manera y ofrézcale su ayuda.

Tener un guion para lo que quiere decir exactamente puede facilitarle un poco a usted y a su subordinado directo abordar la conversación. He aquí un ejemplo de lo que podría decir:

Hola Adam,

Gracias por tomarse el tiempo para hablar sobre la reunión con el cliente que tuvimos esta mañana. Para mí era importante que tuviéramos tiempo para hablar porque quiero que tenga éxito y quiero que pueda hacer su mejor trabajo.

Hizo un trabajo excelente al establecer una conexión rápida con el cliente; su habilidad para construir relaciones sólidas rápidamente lo convierte en una gran ventaja para este equipo.

La próxima vez, sería fantástico que enviara una agenda con antelación. Eso nos ayudaría a todos a mantenernos en el buen camino y a tener una reunión productiva. También debería tratar de recopilar más información básica sobre el sector y los desafíos del cliente antes de la reunión para que podamos analizarla adecuadamente.

¿Qué otras ideas tiene para nuestra próxima reunión con clientes y en qué puedo apoyarlo?

Asegúrese de practicar la conversación en voz alta y hacer cambios hasta que se sienta clara y afectuosa.

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A medida que avance en este proceso, es importante recordar que dar comentarios no tiene que ver con usted. Siempre debe tener que ver con la otra persona. Puede cambiar radicalmente la vida profesional (y quizás personal) de una persona si es honesto con ella en el momento adecuado.

Uno de mis clientes por fin se armó de valor para dar comentarios difíciles. Si bien era difícil dar y escuchar, después de reflexionar un poco, la persona que lo recibía dijo: «Ojalá alguien me lo hubiera dicho hace 10 años». Tiene el poder de ser la persona a la que le va bien en el mundo hoy, no dentro de 10 años.