A pesar de las pruebas de que una buena incorporación es importante, la mayoría de los directivos y organizaciones no lo hacen bien. Una encuesta reciente reveló que solo el 52% de los nuevos empleados se sienten satisfechos con su experiencia de incorporación, el 32% la considera confusa y el 22% desorganizada. Una mala experiencia de incorporación puede hacer que los empleados se sientan incómodos, confundidos y abatidos. También podría hacer que sus empleados se comprometan menos en el trabajo. Los informes muestran que los empleados descomprometidos cuestan a las empresas el equivalente al 18% de su salario. Abordar estas brechas es vital para que los directivos primerizos retengan a sus compañeros de equipo y mantengan la productividad.

  • Prepárelos para el papel. Comience por preparar una descripción detallada del puesto que incluya las tareas, responsabilidades y expectativas específicas que tenga para su nuevo empleado en los tres primeros meses. A continuación, elabore métricas de rendimiento que se ajusten a la descripción del puesto. Estas métricas deben ser medibles, relevantes y alcanzables. Diseñe un programa de formación que ayude progresivamente a su nuevo empleado a entender sus responsabilidades y a alcanzar sus objetivos. Por último, póngase en contacto con su nuevo empleado con frecuencia para evaluar su progreso, abordar cualquier desafío y brindarle el apoyo que necesite.
  • Ayúdelos a integrarse. Fomentar el sentido de pertenencia es un aspecto fundamental de esta integración. Organice actividades presenciales o virtuales que vayan desde juegos hasta talleres virtuales, todas con el objetivo de promover la interacción y la participación entre los miembros del equipo. Designe a un miembro del equipo como el mentor o «amigo» de referencia de su nueva contratación. Este mentor también puede ofrecer orientación, responder a las preguntas y ofrecer apoyo, haciendo que el nuevo empleado se sienta bienvenido y valorado.
  • Vuelva a embarcar cuando sea necesario. Como director primerizo, es fundamental reconocer las señales de una incorporación ineficaz para poder abordar las necesidades del empleado antes de que sea demasiado tarde. Las señales de alerta incluyen que su empleado tenga un rendimiento inferior o que parezca desinteresado y descomprometido, o que haga demasiadas preguntas y parezca confundido.

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Empezar un nuevo trabajo es como lanzarse a una piscina. Una inmersión refrescante y revitalizante puede ser una experiencia memorable, pero una caída de barriga puede provocar mucho dolor y vergüenza. Que los empleados se dediquen con elegancia a un nuevo trabajo o que se queden sin aliento en su puesto puede depender de su incorporación.

La incorporación es el proceso crucial mediante el cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para integrarse en una organización. Comienza con las tareas administrativas (como el papeleo) y la orientación del primer día, que normalmente se ocupa de Recursos Humanos. Luego, está la formación para funciones específicas (como seguir a otro empleado) y la integración con el equipo (como las presentaciones formales del equipo y las reuniones sociales informales). Esta parte de la incorporación, que normalmente se encarga el gerente del nuevo empleado, puede ayudarlo a construir relaciones, entender la dinámica del equipo y sentirse parte de la organización.

Si es nuevo en la gestión de personas, contratar la incorporación de un nuevo empleado puede ser un desafío. Después de todo, puede que todavía esté descubriendo su propio papel. Pero hay formas en las que puede ayudar a sus nuevos empleados a tener una experiencia de incorporación positiva que los prepare para el éxito a largo plazo en su equipo.

Por qué es importante la (buena) incorporación

Una mala experiencia de incorporación puede hacer que los empleados se sientan incómodos, confundidos y abatidos. Un recienteencuesta de Paychex descubrió que el 52% de los nuevos empleados se sienten poco capacitados después de la incorporación, y los empleados de pequeñas empresas (66%) y los trabajadores remotos (63%) son los que más sufren. Esto, por supuesto, afecta a la productividad y la retención. Según unoinforme, el 51% de los empleados afirman que harían «todo lo posible» en su trabajo si tuvieran una buena experiencia de incorporación. Una mala experiencia de incorporación, por otro lado, podría hacer que sus empleados se comprometan menos en el trabajo. Informes muestran que los empleados descomprometidos cuestan a las empresas el equivalente al 18% de su salario. Y con la desconexión viene el dejar de fumar, una asombrosaEl 50% de los empleados recién contratados planea dejar su trabajo pronto, y esa cifra se disparará hasta el 80% para quienes se sientan poco capacitados debido a una mala incorporación. Por otro lado, solo el 7% de los empleados bien formados tienen previsto marcharse pronto.

A pesar de todas las pruebas de que una buena incorporación es importante, la mayoría de los directivos y organizaciones no lo hacen bien. Un recienteencuesta descubrió que solo el 52% de los nuevos empleados se sienten satisfechos con su experiencia de incorporación, el 32% la considera confusa y el 22% desorganizada. A los trabajadores remotos les va peor, y el 36% de ellos considera que el proceso es desconcertante.

Direccionamiento estas brechas son vitales para que los directores primerizos retengan a sus compañeros de equipo y mantengan la productividad.

Cómo optimizar su proceso de incorporación

Los gerentes no siempre tienen control sobre todos los aspectos de la incorporación de un empleado. Por ejemplo, Recursos Humanos normalmente se encarga de las partes más administrativas del proceso. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, los directivos asumen la responsabilidad de diseñar e implementar la formación específica para el puesto de un nuevo empleado. Por lo general, también se encargan de ayudar a los nuevos empleados a integrarse en sus equipos y de brindar apoyo continuo a la incorporación cuando es necesario.

Así es como puede ayudar a crear una experiencia de incorporación más fluida para sus nuevos empleados.

Prepárelos para el papel.

Como gerente, tiene el conocimiento más profundo de los requisitos laborales de un nuevo empleado y de la dinámica del equipo al que se une. Para preparar a su nuevo empleado para el éxito, tiene que asegurarse de que tiene las herramientas y la información necesarias desde el principio.

Prepare una descripción detallada del puesto: Este documento debe incluir todas las tareas, responsabilidades y expectativas específicas que tenga para su nuevo empleado durante los tres primeros meses. Puede hacer referencia a la descripción del puesto que utilizó para contratar el puesto para crear este documento, pero debería perfeccionarlo en función de la información nueva de que disponga. Este paso es crucial, ya que proporciona al nuevo empleado claridad sobre su función y lo que se espera de él. También sirve de punto de referencia para las futuras evaluaciones del desempeño.

Establezca métricas de rendimiento: A continuación, elabore métricas de rendimiento que se ajusten a la descripción del puesto. Estas métricas deben ser medibles, relevantes y alcanzables, como la finalización de varios cursos, el cumplimiento de los plazos, el número de tareas completadas, etc. Estas métricas deberían proporcionar un camino claro para que el nuevo empleado comprenda lo que significa el éxito en su puesto. También deberían ayudarlo a evaluar objetivamente el desempeño de su nuevo empleado y a proporcionarle comentarios constructivos.

Planifique un programa de entrenamiento progresivo: Diseñe un programa de formación que ayude progresivamente a su nuevo empleado a entender sus responsabilidades y a alcanzar sus objetivos. Esto podría incluir una combinación de formación práctica, talleres y programas de tutoría. Este paso es importante, ya que garantiza que el nuevo empleado conozca gradualmente su función y responsabilidades, lo que reduce el riesgo de agobio y aumenta su confianza y competencia.

La cadencia del programa de entrenamiento debe personalizarse según lo que necesiten aprender, ya que se integra en su organización. Al principio, la gran mayoría de sus actividades se centrarán en la formación, pero poco a poco empezarán a hacer más trabajo y dedicarán menos tiempo a la formación.

Asegúrese de personalizar la programación según el ritmo de aprendizaje del nuevo empleado: algunos aprenden más rápido, mientras que otros necesitan más tiempo para asimilar los nuevos conocimientos. Este programa de formación debería convertirse naturalmente con el tiempo en el tipo de desarrollo profesional que ofrece a todos los empleados.

Haga un seguimiento periódico: Póngase en contacto con su nuevo empleado con frecuencia para evaluar su progreso, abordar cualquier desafío y brindarle el apoyo que necesite. Esto podría realizarse mediante visitas semanales o sesiones de comentarios. Los seguimientos periódicos pueden ayudarlo a abordar rápidamente cualquier problema y a brindar apoyo continuo, mejorando así la experiencia de aprendizaje y la satisfacción laboral de su nuevo empleado. Estos controles también pueden ser una oportunidad para evaluar la eficacia de su enfoque de formación y hacer cambios si es necesario.

Cuando se reúna con su nuevo empleado, puede preguntarle:

  • ¿Cómo se está adaptando a su papel? ¿Hay algún aspecto que le parezca desafiante?
  • ¿Cree que entiende claramente sus responsabilidades y expectativas?
  • ¿Hay alguna área de su trabajo en la que necesite más formación o apoyo?
  • ¿Qué tan cómodo se siente con la dinámica del equipo y la cultura empresarial?
  • ¿Cree que tiene todos los recursos y las herramientas que necesita para realizar su trabajo de forma eficaz?
  • ¿Tiene alguna sugerencia para mejorar el proceso de incorporación basada en su experiencia?

Si su empleado plantea alguna duda o le dice que el proceso de incorporación no va bien, es importante que escuche activamente sus quejas y se tome en serio. Asegúrese de que se sientan escuchados y comprendidos y haga preguntas aclaratorias si es necesario. A continuación, exprese su compromiso de abordar sus inquietudes. Podría decir: «Lo oigo. Lo que dice es que todavía no sabe cómo funciona la herramienta de pagos, por lo que le resulta difícil enviar el informe de gastos. Gracias por compartirlo y llamaré a Jon para que le dé otra demo».

Este enfoque proactivo demuestra que usted valora sus aportaciones y que se compromete con su éxito en la organización.

Ayúdelos a integrarse en el equipo.

Los directivos también desempeñan un papel fundamental a la hora de integrar a los nuevos empleados en sus equipos y dar forma a sus experiencias y percepciones iniciales.

Fomentar el sentido de pertenencia es un aspecto fundamental de esta integración. Cuando los empleados sienten un sentido de pertenencia, sonmás probable participar y ser productivo. Se sienten valorados y comprendidos, lo que los motiva a contribuir con su mejor trabajo. Esta sensación depertenencia también aumenta significativamente la retención de los empleados a medida quemenos probable dejar una organización en la que sientan que forman parte de la comunidad y tienen relaciones positivas. Además, el sentido de pertenencia puedeimpacto positivo el bienestar de un empleado. Los empleados que se sienten conectados y valorados tienen probabilidades de experimentar una mayor satisfacción laboral y niveles más bajos de estrés relacionado con el trabajo.

¿Cómo puede ayudar a su nuevo empleado a desarrollar ese sentido de pertenencia?

Organice actividades de formación de equipos presenciales o virtuales: Estas actividades pueden ir desde juegos hasta talleres virtuales, todas con el objetivo de promover la interacción y la participación entre los miembros del equipo. También puede ponerse al día de manera informal mediante pausas para tomar café o almuerzos virtuales o presenciales, donde los miembros del equipo puedan conectarse a nivel personal, compartir experiencias y entablar relaciones. Esto puede ayudar a derribar barreras y permitir que los trabajadores remotos e híbridos se sientan más conectados con sus colegas.

Combine a los nuevos empleados con miembros del equipo experimentados: Designe a un miembro del equipo como el mentor o «amigo» de referencia de su nueva contratación. Estos colegas con más experiencia pueden ofrecer información privilegiada sobre cómo entender la dinámica del equipo y la cultura empresarial. Este mentor también puede ofrecer orientación, responder a las preguntas y ofrecer apoyo, haciendo que el nuevo empleado se sienta bienvenido y valorado.

Haga de las reuniones un espacio seguro: Los nuevos empleados pueden retener sus opiniones por temor a no tener suficiente experiencia para alzar la voz. Es importante garantizar que los nuevos empleados se sientan seguros al compartir sus puntos de vista. Parte de esto depende de la dinámica de su equipo y del nivel de seguridad psicológica ya existente. Pero también puede invitar directamente a sus nuevos empleados a expresar su opinión. Por ejemplo, podría decir: «Escuchemos a algunos de nuestros miembros más nuevos. Seguro que hay un punto que nos falta, ya que llevamos tanto tiempo trabajando en este producto. Las nuevas perspectivas pueden ser muy valiosas».

Crear un sentido de pertenencia y comunidad puede resultar más difícil con los trabajadores remotos e híbridos debido a la distancia física. Su objetivo es crear un entorno inclusivo en el que los trabajadores remotos e híbridos se sientan tan parte integral del equipo como los que están presentes físicamente. Si sigue estas medidas, puede asegurarse de que todos los miembros del equipo se sientan escuchados, vistos y valorados, fomentando así un fuerte sentido de comunidad y pertenencia.

Vuelva a embarcar cuando sea necesario.

Incluso si dedica tiempo y piensa en cómo incorporará de forma eficaz a un nuevo empleado, no siempre lo hará bien. Diferentes personas pueden necesitar diferentes enfoques o un período de incorporación más largo que otras. Como director primerizo, es fundamental reconocer las señales de una incorporación ineficaz para poder abordar las necesidades del empleado antes de que sea demasiado tarde. Estas señales de alerta suelen manifestarse de varias maneras y pueden afectar significativamente al rendimiento del nuevo empleado y a su integración en el equipo:

El empleado tiene un rendimiento inferior: Si su nuevo empleado se esfuerza constantemente por cumplir sus expectativas de rendimiento a pesar de tener las habilidades y cualificaciones necesarias, esto podría ser una señal de una mala incorporación. También puede darse cuenta de que cometen los mismos errores una y otra vez. Si no se incorporaron correctamente, es probable que no entiendan completamente su función, responsabilidades o los estándares que se espera que cumplan. Puede que también se les haya dado información de una manera que no era fácilmente comprensible.

Parecen desinteresados o desmotivados: Un nuevo empleado que parece desinteresado o poco entusiasta puede sentirse perdido o abrumado. Esto podría deberse a una falta de una introducción adecuada al equipo o a la cultura empresarial. Es posible que también hayan estado expuestos a demasiada información con poco tiempo para procesarla y no hayan tenido claroobjetivos o hitos preparado para ellos.

A menudo son distantes y solos: Si su nuevo empleado tiene problemas para adaptarse al equipo o entablar relaciones con sus compañeros, esto podría indicar que no recibió suficiente apoyo u orientación durante la incorporación, o que simplemente necesita un amigo que lo ayude a entender el equipo y la cultura.

Hacen demasiadas preguntas o parecen confusos: Si su nuevo empleado hace con frecuencia preguntas básicas sobre su función o los procesos de la empresa, o no sabe qué hay que hacer y cómo, puede que el proceso de incorporación no le haya proporcionado la información necesaria.

Estas señales pueden aparecer en cualquier momento, pero suelen notarse más en los primeros meses de empleo. Si observa estas señales de alerta, considere la posibilidad de volver a incorporar a su nuevo empleado. Puede saltarse las tareas administrativas y la orientación del primer día que normalmente realiza Recursos Humanos, pero repetir la formación para funciones específicas podría ayudar a mejorar el rendimiento. Revise la descripción de sus puestos juntos, redefina los nuevos objetivos y métricas de éxito y cree un foro abierto para que hagan preguntas. También puede planificar reuniones adicionales con todo su equipo para aumentar la camaradería y la moral. También podría ser un buen momento para restablecer las normas del equipo y asegurarse de que no hay dinámicas tóxicas en juego.

Puede parecer contradictorio repetir los pasos del proceso de incorporación. Pero las investigaciones muestran que la reincorporación funciona:Los empleados se convierten en más concentrado (47%), con más energía (42%), productivo (34%) y eficiente (33%) tras volver a incorporarse. Además, la reincorporación aumenta la retención de los empleados en un enorme 43%.

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Es una buena práctica evaluar y perfeccionar continuamente su proceso de incorporación. Solicitar comentarios a los nuevos empleados, realizar encuestas o organizar grupos focales puede proporcionar información valiosa sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse. Al iterar el proceso de incorporación en función de los comentarios, puede asegurarse de que sigue siendo eficaz y relevante, lo que, en última instancia, se traduce en un aumento de las tasas de satisfacción y retención de los empleados.

Una experiencia de incorporación reflexiva y atractiva es la base del éxito de los empleados, especialmente para los trabajadores remotos e híbridos que se enfrentan a desafíos únicos. Al invertir en un proceso de incorporación integral y brindar apoyo continuo en las áreas que usted controla, en materia de formación específica para cada función e integración de equipos, usted, como joven directivo, puede fomentar un equipo motivado, bien formado y leal que esté dispuesto a contribuir al crecimiento y el éxito de la organización.