Mejora tus habilidades de gestión del tiempo.

La vida moderna está llena de ladrones de tiempo. Ya sea tu teléfono zumbando en el bolsillo con el último tweet, un compañero interrumpiéndote en medio de una tarea importante o el aluvión diario de correos electrónicos, te roban el tiempo constantemente, minuto a minuto, hora a hora. Y una vez que has perdido ese tiempo, nunca podrás recuperarlo de nuevo.

Para mantenerte centrado y asegurarte de que estos ladrones de tiempo no te dominan, necesitas guardarte algunos trucos en la manga. Este resumen te ayudará a empezar.

En este resumen, aprenderás

• por qué el número 1.440 es tan importante;
• sobre el sistema 321-Cero; y
• cuántos libros leyó George W. Bush durante su presidencia

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El tiempo es tu mayor activo y debes emplearlo sabiamente.

«Hacer dos cosas a la vez es no hacer ninguna» – Publio Sirio

¿Alguna vez has deseado tener una hora más al día para leer, hacer ejercicio o pasar el rato con las personas que quieres? Pues puedes, ¡y no hace falta magia! Pero primero, tienes que comprender lo valioso que es el tiempo.

Por eso, el primer secreto de la gestión del tiempo es aprender que el tiempo es tu bien más valioso y que, una vez perdido, nunca podrás recuperarlo. Una buena forma de controlar este precioso recurso es desglosarlo. Por ejemplo, hay 1.440 minutos en un día, cada uno de los cuales debe invertirse sabiamente.

Para recordar este hecho, el autor pegó un póster de «1.440» en la puerta de su despacho. Le recuerda el tiempo limitado de cada día.

¿Pero por qué utilizar los minutos? ¿Por qué no pensar en los 86.400 segundos que ofrece cada día?

Bueno, hay un montón de tareas diarias que puedes realizar en un minuto, como hacer 30 abdominales, leer un poema o regar una planta. Este hecho hace que los minutos sean clave para controlar tu tiempo.

Bien, ahora que sabes lo valioso que es el tiempo, es hora de empezar a priorizarlo. Aquí es donde entra en juego el segundo secreto: determina y prioriza tu tarea más importante, o tu MIT. Esta es la tarea que tendrá el mayor impacto en tu vida o en tu trabajo.

Por ejemplo, Therese Macan, profesora de la Universidad de Missouri-St Louis. Ella descubrió que uno de los determinantes más importantes de la productividad es la capacidad de identificar prioridades. Por tanto, identificar un MIT es fundamental para la gestión del tiempo.

Por ejemplo, si una alta ejecutiva se fija como objetivo desarrollar una nueva aplicación, su MIT podría ser contratar a un nuevo programador. O el MIT de un director general de una Startup podría ser preparar una gran presentación para conseguir una gran inversión. La investigación ha demostrado que tener una TMI diaria, sea cual sea, produce mayores niveles de felicidad y mejora la concentración.

Cambia tu lista de tareas pendientes por un calendario para conseguir más y estresarte menos.

Mucha gente está agobiada por interminables listas de tareas pendientes. Echa un vistazo a la tuya. ¿Cuántas tareas llevan ahí semanas, estresándote innecesariamente?

¿Cuál es tu lista de tareas pendientes?

Probablemente tengas al menos unas cuantas de esas tareas, y la mejor forma de ocuparte de ellas es sacar un buen calendario a la antigua usanza. Aquí es donde entra en juego el tercer secreto: deshazte de tu lista de tareas pendientes y coge tu calendario para desestresar tu día.

Las investigaciones han descubierto que una media del 41% de los elementos de las listas de tareas pendientes nunca llegan a completarse. Una de las razones de esta chocante estadística es que las tareas de esas listas no suelen ir acompañadas de una nota que indique el tiempo que se tardará en completarlas. Como resultado, las tareas más difíciles o menos importantes suelen quedar sin hacer.

Eso podría no ser un problema, excepto por el hecho de que los elementos inacabados de tu lista de tareas pendientes producirán inevitablemente mucho estrés que podría evitarse fácilmente. De hecho, investigadores de la Universidad del Estado de Florida descubrieron que puedes evitar este estrés simplemente ideando un plan para completar una tarea.

La gimnasta olímpica Shannon Miller es un buen ejemplo. Consiguió pasar tiempo con su familia, cumplir con sus obligaciones escolares, entrenarse para las Olimpiadas e incluso conceder entrevistas a los medios de comunicación, todo ello programando el tiempo para las tareas importantes.

Esta estrategia se conoce como estrategia de estrés.

Esta estrategia se conoce como bloqueo de tiempo o boxeo de tiempo e, increíblemente, todo lo que requiere es mantener un calendario detallado. Al hacerlo, Miller se obligó a priorizar las tareas que la acercarían más a la consecución de su objetivo y, a día de hoy, mantiene un calendario casi minuto a minuto.

Sin embargo, es posible que te encuentres en una situación en la que no tengas tiempo para nada.

Sin embargo, inevitablemente encontrarás tareas en tu calendario que no podrás cumplir. Cuando esto ocurra, en lugar de dejarlas en el pasado, simplemente reprográmalas. Por ejemplo, si normalmente vas al gimnasio a mediodía, pero tienes que coger un vuelo a la misma hora, simplemente traslada tu entrenamiento a una hora más temprana del día.

Supera la procrastinación previendo cómo actuarás en el futuro y aceptando que siempre habrá más cosas que hacer.

El experto en procrastinación Joseph Ferrari, PhD, descubrió que el 20 por ciento de los estadounidenses son procrastinadores crónicos en lo que respecta a su vida personal, su carrera, sus estudios e incluso sus relaciones.

Todo el mundo ha pasado por eso: se acerca una fecha límite importante y, en lugar de trabajar en el proyecto que tienes entre manos, te quedas delante de una pantalla, navegando por Facebook, enviando un mensaje a un amigo o viendo tu programa de televisión favorito. La procrastinación es dura, pero, por suerte, existen estrategias para liberarse de ella y empezar a hacer las cosas.

Aquí es donde entra en juego el cuarto secreto: la procrastinación puede superarse imaginando tu yo futuro.

La procrastinación es un problema difícil, pero, por suerte, existen estrategias para liberarte de ella y empezar a hacer cosas.

Al fin y al cabo, no procrastinas porque seas perezoso, sino porque no tienes suficiente motivación. Imaginarte a ti mismo en el futuro puede solucionar este problema y es tan sencillo como hacerte dos preguntas: «¿Qué placer obtendré haciendo esto?» y «¿Qué dolor sentiré si no lo hago?»

Por ejemplo, si tu objetivo es hacer ejercicio todos los días, pero no consigues hacerlo, imagina que tienes una enorme barriga cervecera y te sientes totalmente perezoso. Una rutina mental así te sacará del sofá y te llevará a la cinta de correr.

Al mismo tiempo, ser honesto sobre las acciones que emprenderá tu yo futuro también puede ayudarte a conseguir tus objetivos. Por ejemplo, si sabes que te inclinarás a comer tentempiés poco saludables durante un futuro descanso, puedes protegerte tirando toda la comida basura de tu casa. Incluso podrías ir un paso más allá y llenar la casa de opciones saludables como zanahorias baby y hummus.

A partir de ahí, puedes pasar al quinto secreto: siempre habrá más cosas que hacer; no puedes hacerlo todo. Y, en realidad, ¡eso está bien!

De hecho, priorizar y programar las tareas que quieres hacer es mucho más valioso que tachar tantos elementos como sea posible. Basta con tomar como ejemplo al presidente George W. Bush. Sabía que siempre habría más cosas que hacer. Así que, en lugar de intentar hacerlo todo, se marcó como prioridad leer montones de libros, ya que lo encontraba terapéutico y educativo. Como resultado, ¡leyó unos 95 títulos durante su presidencia!

Escribir tus ideas y limitar los viajes a tu bandeja de entrada despejará tu mente e impulsará tu productividad.

¿Alguna vez has tenido una idea increíble mientras hacías la compra o paseabas al perro? ¿No sería estupendo que, en lugar de esforzarte por recordarla más tarde, pudieras apuntarla en ese mismo momento?

Por eso el sexto secreto es tener siempre un cuaderno a mano. Al fin y al cabo, escribir tus pensamientos te ayuda a retenerlos. El fundador del Grupo Virgin, Sir Richard Branson, dice que nunca habría construido su imperio empresarial sin su fiel cuaderno de notas.

Estaba tan empeñado en anotar sus ideas que, una vez que tuvo una idea de negocio y no tenía cuaderno, ¡escribió el pensamiento en su pasaporte! Para él, si una idea no se anota, puede perderse para siempre.

Tomar notas a mano también ayuda a tu memoria. Por ejemplo, los psicólogos Pam Mueller y Daniel Oppenheimer descubrieron que los estudiantes que escribían a mano sus notas durante una charla TED eran más capaces de recordar el material que los estudiantes que tomaban notas en sus portátiles.

Escribir tus pensamientos es crucial, como lo es mantener el control sobre tu agenda, que es donde entra en juego el séptimo secreto. En él se dice que debes evitar consultar el correo electrónico con demasiada frecuencia, no sea que otras personas dicten cómo empleas tu tiempo.

De hecho, contrariamente a la creencia popular, consultar constantemente el correo electrónico es improductivo. Esto se debe a que la anticipación que se siente al comprobar tu bandeja de entrada es comparable a tirar de la manivela de una máquina tragaperras. A menudo, compruebas tus mensajes y no hay nada nuevo. Pero a veces hay un mensaje nuevo. Esta imprevisibilidad es adictiva, y uno empieza a comprobarlo cada vez más a menudo, esperando el golpe de dopamina que proporciona un mensaje. Obviamente, esto te cuesta tiempo e interrumpe tu concentración.

Una buena forma de desvincularte de tu correo electrónico es darte de baja de los boletines utilizando un programa como unroll.me. Pero también puedes adoptar el sistema 321-Cero. Para ello, sólo tienes que limitarte a tres comprobaciones de correo electrónico al día, mientras intentas que tu bandeja de entrada llegue a cero en sólo 21 minutos.

Recupera el control sobre tu tiempo evitando las reuniones y diciendo no.

«La diferencia entre la gente de éxito y la gente de mucho éxito es que la gente de mucho éxito dice «no» a casi todo» – Warren Buffett

Si alguna vez has tenido un trabajo de oficina, sabes lo increíblemente aburridas que pueden ser las reuniones. Pero ése no es el único problema de las reuniones. El octavo secreto es que la mayoría de las reuniones son ineficaces y sólo deberías programarlas como último recurso.

De hecho, una encuesta de 2015 descubrió que el 35 por ciento de los encuestados consideraban que las reuniones semanales de estado eran una pérdida de tiempo, por estas dos razones principales:

En primer lugar, de acuerdo con la legislación vigente, las reuniones son ineficaces.

En primer lugar, de acuerdo con la ley de la trivialidad de Parkinson, los participantes en las reuniones tienden a perder mucho tiempo en cuestiones insignificantes. En segundo lugar, los extrovertidos suelen dominar las reuniones, haciendo que los demás participen menos. Como resultado, es posible que en esas reuniones no se comparta información valiosa.

Dicho esto, si es absolutamente imprescindible celebrar una reunión, opta por una de pie en lugar de sentada. Puede parecer extraño, pero investigadores de la Universidad de Washington descubrieron que las reuniones en las que los participantes están de pie dan lugar a una mejor colaboración, menos apego a las ideas, mayores niveles de compromiso y una resolución de problemas más eficaz.

La consejera delegada de Yahoo, Marissa Mayer, ofrece otro buen consejo: programando las reuniones en incrementos de cinco o diez minutos, puede celebrar hasta 70 reuniones a la semana. Si se atuviera al bloque estándar de 30 minutos, nunca podría conseguirlo.

En otras palabras, controlar el tiempo de las reuniones evitará que la gente te robe el tiempo. Esto es clave, ya que otras personas te pedirán cosas constantemente, un hecho que encaja perfectamente con el noveno secreto: consigue tus objetivos inmediatos más rápido diciendo que no a la mayoría de las cosas.

Después de todo, cada vez que dices que sí a algo, estás diciendo que no a otra cosa. La remadora olímpica Sara Hendershot es un buen ejemplo. Es una profesional en decir que no a compromisos sociales y de otro tipo. Esta habilidad, que tanto le costó aprender, le permitió no perder de vista el objetivo en los Juegos Olímpicos de Londres 2012, en los que se clasificó para la final.

La mejor guinda del pastel la pone el éxito.

Incluso se ha descubierto que las personas que tienden a decir «no» a las peticiones de tiempo son más felices y tienen más energía.

La regla del 80/20 y unas cuantas preguntas autorreflexivas aumentarán tu eficacia y satisfacción.

A estas alturas ya sabes que es esencial dedicar tu limitado tiempo a las tareas que tengan mayor impacto. El décimo secreto puede ayudarte a conseguirlo. Dice que aplicando el Principio del Pareto puedes descubrir atajos hacia el éxito. Esto es lo que significa:

En la década de 1890, el filósofo y economista italiano Vilfredo Federico Damaso Pareto descubrió que el 20% de las plantas de guisantes de su jardín producían el 80% de sus guisantes sanos. Extrapoló esta regla 80/20 al principio general que ahora lleva su nombre. Puede aplicarse a diversos ámbitos.

Por ejemplo, aplicando la regla del 80/20 a tus empleados, podrías decidir que hay que despedir a la mayoría de tus vendedores, ya que son los que menos rinden. A partir de ahí, podrías centrar tu energía en el 20% restante, que ya genera el 80% de tus ventas, ofreciéndoles recompensas y mayores niveles de apoyo. El resultado final será probablemente una mejora general de las ventas.

O podrías utilizar la regla del 80/20 en tu vida personal analizando las tareas que realizas semanalmente e identificando cuál de ellas tiene un mayor impacto.

Dicho esto, también puedes conseguir más evaluando críticamente las tareas que tienes ante ti. El undécimo secreto está pensado para ayudarte a hacerlo. Dice que potenciar tus habilidades y delegar el trabajo aumentará tu productividad. Basta con tomar como ejemplo un experimento de 2013 publicado en la Harvard Business Review por los profesores Julian Birkinshaw y Jordan Cohen. En él se descubrió que el 43% de los trabajadores estaban insatisfechos con las tareas que realizaban en el trabajo.

Simplemente entrenando a los empleados para que fueran más despacio y se hicieran algunas preguntas, los autores del estudio pudieron identificar las tareas importantes, liberando ocho horas más a la semana. La primera pregunta que se hicieron fue: «¿Qué importancia tiene esta tarea para la empresa? Luego, «¿Hay alguien más que pueda realizarla?». Y, por último, «¿Cómo podría realizar esta tarea si dispusiera de la mitad de tiempo?»

Tematizar cada día y realizar inmediatamente tareas cortas aumentará tu eficacia.

En un día normal en la oficina, ¿alguna vez tienes dificultades para concentrarte? La mayoría de la gente sí, y un pequeño consejo en este sentido puede ayudarte mucho. Se trata del duodécimo secreto, que dice que agrupar tu trabajo en temas recurrentes cada semana te hará más eficaz.

Un gran ejemplo viene de Jack Dorsey, el cofundador de Twitter y fundador de Square. Dice que el secreto para dirigir sus dos empresas era tener un tema para cada día. Por ejemplo, los lunes se centraba en la gestión; los miércoles los dedicaba al marketing; y los domingos los reservaba para la reflexión, la retroalimentación y la estrategia para la semana siguiente.

O bien, toma como ejemplo a Jack Dorsey, fundador de Twitter y fundador de Square.

O toma como ejemplo al coach empresarial Dan Sullivan. Recomienda tematizar cada semana basándose en tres tipos de días para mantenerse centrado y vigorizado. El primer tipo se denomina día de enfoque, que es para actividades vitales como las tareas que aumentan los ingresos. El segundo tipo se denomina día tampón, que es para ponerse al día con los correos electrónicos, devolver llamadas, celebrar reuniones, delegar tareas y hacer papeleo. Y por último, un día libre es aquel en el que no se debe trabajar. Este último tipo se reserva para las vacaciones, el tiempo con la familia y las obras de caridad.

Otra forma sencilla de aumentar tu eficacia tiene que ver con abordar pequeñas tareas. Este es el decimotercer secreto, que dice que debes actuar inmediatamente en tareas que te lleven menos de cinco minutos y evitar volver a la misma tarea una y otra vez.

Ten en cuenta al estudiante de sobresaliente Nihar Suthar. Realiza tareas de cinco minutos de inmediato, evitando una larga lista de tareas minúsculas.

O fíjate en el autor. Hace poco, su hermana Debbie le envió un correo electrónico, pero en lugar de contestarle, la llamó para asegurarse de que podían hablar. Al programar una llamada en su calendario y ahorrar así la energía mental que de otro modo gastaría intentando acordarse de responderle, decidió ocuparse de esta tarea inmediatamente. Si la hubiera anotado en una lista de tareas pendientes o la hubiera dejado en la bandeja de entrada, probablemente nunca se habría acordado de atenderla.

Aumenta tu nivel de energía y atención con un ritual matutino y una técnica sencilla.

Imagínate levantarte a las seis de la mañana, hacer ejercicio durante 45 minutos y después prepararte un delicioso desayuno rico en proteínas. Puede parecer difícil, pero el decimocuarto secreto muestra por qué es esencial.

Dice que dedicar la primera hora de cada día a una rutina matutina mejorará tu salud: mente, cuerpo y alma. De hecho, empezar el día con un entrenamiento es una forma estupenda de hacer fluir tu creatividad.

Ten en cuenta al autor de superventas del New York Times, Dan Miller, que empieza el día meditando durante media hora y luego haciendo ejercicio durante 45 minutos mientras escucha programas de audio. Evita consultar las noticias o mirar el teléfono durante este tiempo, dedicando su primera hora a experiencias positivas e inspiradoras. Incluso afirma que sus ideas más creativas surgen durante este «tiempo para mí» diario.

A partir de ahí, puede aumentar aún más su energía y bienestar tomando un desayuno saludable y bebiendo mucha agua. Esto es muy importante para Shawn Stevenson, autor superventas y presentador de podcasts. Considera que la energía lo es todo, y por eso empieza cada día con lo que él llama un baño interior. Simplemente bebe 30 onzas de agua purificada para poner en marcha su metabolismo eliminando los residuos.

De hecho, según el decimoquinto secreto, la energía es primordial. El secreto es que la productividad no depende del tiempo, sino de mantener la concentración y la energía.

Por eso Francesco Cirillo ideó la Técnica Pomodoro, un método diseñado para reducir las distracciones y aumentar la productividad. Su método consiste en programar un temporizador para 25 minutos, dedicar toda tu atención a una sola tarea durante los 25 minutos y, a continuación, hacer una pausa de cinco minutos antes de repetir el ciclo.

Técnica Pomodoro.

La autora Monica Leonelle consiguió un gran éxito con la Técnica Pomodoro tras darse cuenta de que no tenía ni una sola hora libre al día. Utilizando la Técnica Pomodoro, se recargó durante sus descansos, manteniendo una energía constante durante todo el día y, con la ayuda de otras técnicas, ¡pasó de escribir 600 palabras por hora a 3.500!

Conclusiones

Las personas de éxito consideran que el tiempo es su activo más valioso. Aplicando sus trucos de vida más eficaces -que hacen de todo, desde priorizar tareas hasta aumentar tu energía y mantenerte centrado-, tú también puedes aprovechar tu tiempo al máximo.

Consejos Accionables:

Diseña un plan de acción para tu vida.

¡Diseña una rutina matutina! Cuando formes tu rutina matutina, utiliza el sistema LIFE S.A.V.E.R.S desarrollado por el coach de éxito Hal Elrod. Este acrónimo te ayudará a incluir las cosas más importantes.

S significa Silencio para fomentar la gratitud y la meditación
A es para Afirmaciones de objetivos y prioridades
V es para Visualizaciones de tu vida ideal
E es para Ejercicio
R es para Lectura
Y el S final es para Escribir en tu diario.